Срок хранения конфиденциальных документов - Форум по вопросам информационной безопасности

Необходимость проведения экспертизы ценности документации.


Чтобы хранить всю документацию организации, нужны отдельные помещения, специальные сотрудники, оборудование, При этом, чтобы найти требуемый документ, надо будет приложить немало усилий. Поэтому необходимо систематическое уничтожение документов. Для этого периодически проводят экспертизу ценности документации. с помощью которой выявляют значение каждого документа и отбирают на хранение, уничтожение или для установления сроков хранения
Первый этап экспертизы ценности документации проходит в текущем делопроизводстве, а конечный- в архиве.
На первом этапе определяется срок хранения создаваемой документации.
Следующий раз экспертиза ценности созданных уже документов проводится по прошествии двух лет, когда работа с документами уже закончена и документация готовится к передаче в архив или к длительному хранению.
На конечном этапе опять определяется ценность документации при направлении ее на  хранение. Экспертизу ценности документации в организациях проводит экспертная комиссия.
Экспертизой затрагивается каждое подразделение предприятия, начиная с канцелярских документов, документов секретариата.Затем на очереди функциональные структурные подразделения- бухгалтерия, производственные отделы.. В каждом подразделении работа начинается с самых важных материалов, для постоянного хранения отбираются документы в подлиннике- приказы, положения, отчеты, планы. В тех случаях, если нет подлинника, на хранение помещается заверенная копия этого документа. Дубликаты документов уничтожаются. Но если подлинный документ в плохом состоянии, или на дублирующем документе есть важные пометки, которые отсутствуют на подлинном, дубликат тоже оставляется на хранение. На госхранение отбираются сводные документы, поглотившие содержание первичных.

Необходимость проведения экспертизы ценности документации.


Чтобы хранить всю документацию организации, нужны отдельные помещения, специальные сотрудники, оборудование, При этом, чтобы найти требуемый документ, надо будет приложить немало усилий. Поэтому необходимо систематическое уничтожение документов. Для этого периодически проводят экспертизу ценности документации. с помощью которой выявляют значение каждого документа и отбирают на хранение, уничтожение или для установления сроков хранения
Первый этап экспертизы ценности документации проходит в текущем делопроизводстве, а конечный- в архиве.
На первом этапе определяется срок хранения создаваемой документации.
Следующий раз экспертиза ценности созданных уже документов проводится по прошествии двух лет, когда работа с документами уже закончена и документация готовится к передаче в архив или к длительному хранению.
На конечном этапе опять определяется ценность документации при направлении ее на  хранение. Экспертизу ценности документации в организациях проводит экспертная комиссия.
Экспертизой затрагивается каждое подразделение предприятия, начиная с канцелярских документов, документов секретариата.Затем на очереди функциональные структурные подразделения- бухгалтерия, производственные отделы.. В каждом подразделении работа начинается с самых важных материалов, для постоянного хранения отбираются документы в подлиннике- приказы, положения, отчеты, планы. В тех случаях, если нет подлинника, на хранение помещается заверенная копия этого документа. Дубликаты документов уничтожаются. Но если подлинный документ в плохом состоянии, или на дублирующем документе есть важные пометки, которые отсутствуют на подлинном, дубликат тоже оставляется на хранение. На госхранение отбираются сводные документы, поглотившие содержание первичных.

Зачем нужно уничтожение документации.

Уничтожают документацию тогда, когда хранить ее больше неактуально. У любого документа компании есть свое установленное законом время хранения. По истечении этого времени и при накоплении определенного количества документов производится их массовое уничтожение. Чаще всего документы складывают в специальные контейнеры и передают сторонней компании для уничтожения.
Следующий момент уничтожения документации – это работа с теми документами компании, которые не подлежат хранению. Например, это могут быть списки персонала, внутренние технические документы, ненужные больше записные книжки, черновики и прочие бумаги, не предназначенные для посторонних лиц. Уничтожение этих документов нужно потому, что потеря любых внутренних данных компании создаёт прореху в системе безопасности. Изучив эту документацию, можно узнать о экономических планах компании, её разработках и другой информации.
Много коммерческой информации может утекать за пределы предприятия в обычной мусорной корзине.
Поэтому рынок сейчас предлагает большой выбор устройств чтобы уничтожать информацию. Для бумаги это шредеры различного вида секретности (чем сильнее измельчается бумага, тем лучше); для дисков – специальные приборы с лазерами, которые делают поверхность зеркальной. Магнитные носители уничтожают электромагнитными ударниками (они запускаются или тревожной кнопкой, или выполнены в виде шкафчиков). Так же используют контейнеры с химически активными веществами и обычные молотки. Оказывается, именно молоток часто является самым лучшим методом уничтожения информации на электронных носителях.
На вопрос «Зачем уничтожать носители, если можно стереть с них информацию?» , ответ таков: всю удаленную информацию можно восстановить, и только такое уничтожение носителей гарантирует полную ликвидацию документации тогда, когда это крайне важно.

Как правильно уничтожить информацию?

Руководство предприятием обязательно требует создания многого вида документов. Только документы обладают юридической силой. Документацей закрепляются производственные отношения, не только в пределах предприятия, но и с иными организациями. Документы часто являются письменными доказательствами при возникновении различных споров. Поэтому к вопросу уничтожения документации нужно отнестись ответственно. Ценность и значение документации предприятия различаются. Одни документы используют долговременно, другие быстро теряют свою значимость.
Нельзя уничтожать документацию до того, как истечет ее срок хранения, именно поэтому уничтожение должен проводить опытный специалист. Документы делятся на:
-документы с временным, до десяти лет включительно, сроком хранения
- документы с долговременным, более десяти лет, сроком хранения
-документы с постоянным сроком хранения
Для установления сроков хранения документации существует Перечень типовых документов.
На дела с истекающим сроком хранения составляется акт, который утверждает руководитель предприятия, после этого организация может уничтожить документацию, включенную в акт. В соответствии с законодательством необходимо составление акта о выделении к уничтожению документации не подлежащей дальнейшему хранению. Ежегодно нужно проводить отбор документов на хранение и уничтожение документации с истекшим сроком. Для этой работы есть организации, которые предлагают услуги профессиональных архиваторов.
Если предприятию не по силам самостоятельно уничтожить документацию, за них это сделают специалисты, которые кроме составления Акта о выделении к уничтожению документации, произведут ее вывоз и уничтожение. Независимо от того, какие информационные носители предпочитает предприятие, работа с документами осуществится не отклоняясь от правил.


Порядок уничтожения документации.

Сначала необходимо сделать экспертизу документов и разграничить их на документацию временного( более десяти лет),постоянного хранения и документы, которые не подлежат хранению. По итогам экспертизы ценности документации в предприятии проводится опись дел личного состава и документов временного и постоянного сроков хранения, еще необходимо составление акта об выделении к уничтожению документации, которая не подлежит хранению (в соответствии с пунктом 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
Дела, приготовленные на уничтожение, должны быть переданы на переработку (утилизацию). Передачу дел нужно оформить накладной, в которой указывается дата передачи документации, число сдаваемых папок с документами и вес бумаг на уничтожение.
За погрузкой и вывозом документации обязателен контроль сотрудника, который обеспечивает сохранность документов на предприятии. Этот порядок предположен пунктом 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
В результате экспертизы комиссией должен

Зачем нужно уничтожение документации.

Уничтожают документацию тогда, когда хранить ее больше неактуально. У любого документа компании есть свое установленное законом время хранения. По истечении этого времени и при накоплении определенного количества документов производится их массовое уничтожение. Чаще всего документы складывают в специальные контейнеры и передают сторонней компании для уничтожения.
Следующий момент уничтожения документации – это работа с теми документами компании, которые не подлежат хранению. Например, это могут быть списки персонала, внутренние технические документы, ненужные больше записные книжки, черновики и прочие бумаги, не предназначенные для посторонних лиц. Уничтожение этих документов нужно потому, что потеря любых внутренних данных компании создаёт прореху в системе безопасности. Изучив эту документацию, можно узнать о экономических планах компании, её разработках и другой информации.
Много коммерческой информации может утекать за пределы предприятия в обычной мусорной корзине.
Поэтому рынок сейчас предлагает большой выбор устройств чтобы уничтожать информацию. Для бумаги это шредеры различного вида секретности (чем сильнее измельчается бумага, тем лучше); для дисков – специальные приборы с лазерами, которые делают поверхность зеркальной. Магнитные носители уничтожают электромагнитными ударниками (они запускаются или тревожной кнопкой, или выполнены в виде шкафчиков). Так же используют контейнеры с химически активными веществами и обычные молотки. Оказывается, именно молоток часто является самым лучшим методом уничтожения информации на электронных носителях.
На вопрос «Зачем уничтожать носители, если можно стереть с них информацию?» , ответ таков: всю удаленную информацию можно восстановить, и только такое уничтожение носителей гарантирует полную ликвидацию документации тогда, когда это крайне важно.

Как правильно уничтожить информацию?

Руководство предприятием обязательно требует создания многого вида документов. Только документы обладают юридической силой. Документацей закрепляются производственные отношения, не только в пределах предприятия, но и с иными организациями. Документы часто являются письменными доказательствами при возникновении различных споров. Поэтому к вопросу уничтожения документации нужно отнестись ответственно. Ценность и значение документации предприятия различаются. Одни документы используют долговременно, другие быстро теряют свою значимость.
Нельзя уничтожать документацию до того, как истечет ее срок хранения, именно поэтому уничтожение должен проводить опытный специалист. Документы делятся на:
-документы с временным, до десяти лет включительно, сроком хранения
- документы с долговременным, более десяти лет, сроком хранения
-документы с постоянным сроком хранения
Для установления сроков хранения документации существует Перечень типовых документов.
На дела с истекающим сроком хранения составляется акт, который утверждает руководитель предприятия, после этого организация может уничтожить документацию, включенную в акт. В соответствии с законодательством необходимо составление акта о выделении к уничтожению документации не подлежащей дальнейшему хранению. Ежегодно нужно проводить отбор документов на хранение и уничтожение документации с истекшим сроком. Для этой работы есть организации, которые предлагают услуги профессиональных архиваторов.
Если предприятию не по силам самостоятельно уничтожить документацию, за них это сделают специалисты, которые кроме составления Акта о выделении к уничтожению документации, произведут ее вывоз и уничтожение. Независимо от того, какие информационные носители предпочитает предприятие, работа с документами осуществится не отклоняясь от правил.


Порядок уничтожения документации.

Сначала необходимо сделать экспертизу документов и разграничить их на документацию временного( более десяти лет),постоянного хранения и документы, которые не подлежат хранению. По итогам экспертизы ценности документации в предприятии проводится опись дел личного состава и документов временного и постоянного сроков хранения, еще необходимо составление акта об выделении к уничтожению документации, которая не подлежит хранению (в соответствии с пунктом 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
Дела, приготовленные на уничтожение, должны быть переданы на переработку (утилизацию). Передачу дел нужно оформить накладной, в которой указывается дата передачи документации, число сдаваемых папок с документами и вес бумаг на уничтожение.
За погрузкой и вывозом документации обязателен контроль сотрудника, который обеспечивает сохранность документов на предприятии. Этот порядок предположен пунктом 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
В результате экспертизы

В результате экспертизы комиссией должен быть зафиксирован порядок уничтожения документации.
Порядок уничтожения документации основывается на следующих нормативно- правовых актах:
1.На Федеральном законе от 21 ноября 1996 г за номером 129-ФЗ "О бухучете" (статья 17);
2. На Федеральном законе от 08 февраля 1998 г за номером 14-ФЗ "Об ООО" (статья 50);
3. На Федеральном законе от 22 октября 2004 г за номером 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ";
4. На Перечне типовых документов, с указанием срока хранения, утвержденном Российским архивом 06 октября 2000 г;
5. На НК РФ;
6. На Основных правилах работы архивов организаций (от 06 февраля 2002 г ).

Несанкционированное уничтожение документов

Некоторые руководители организаций недооценивают роль и значимость фразы "несанкционированное уничтожение документов". На практике установлено, что вопрос об уничтожении "ненужной" документации может возникнуть у того руководителя, который не предполагает, как правильно осуществить уничтожение документации. Ответственность за потерю и несанкционированное уничтожение документов, а также за нарушение условий обеспечения сохранности документов, возлагается на архив организации вместе с ее руководителем.
За неразрешенное уничтожение документов, которые относятся к документам постоянного и временного сроков хранения предусмотрена ответственность и наказание в виде штрафов. Если во вермя проверки у налогоплательщиков отсутствуют первичные документы, или нет счет- фактуры, или отсутствуют регистры бухучета, то это будет считаться одним из грубейших нарушений правил учета расходов и доходов и налогообладаемых объектов, исходя их статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Недопустимо снижение организацией сроков хранения, регламентированных Перечнем типовых документов. Руководителями должна быть гарантирована строгая сохранность документации бухгалтерии. После того, как у документов организации истечет срок хранения, их нужно уничтожить санкционированно, а документы не подлежащие уничтожению поместить в государственный архив. Если Вы не знаете, как правильно уничтожить документацию организации, в данном случае чтобы избежать несанкционированного ее уничтожения, необходимо обратиться к профессионалам, которые выполнят эту работу за Вас.


Выделение документации к уничтожению.

Работа большинства предприятий неотрывно связана с огромным объемом различной документации. Приходит время, когда срок хранения этих документов заканчивается и нужно выявить документацию для последующего уничтожения. Процесс этот довольно трудоемкий, необходимо, чтобы занимался им человек достаточно квалифицированный и опытный.
Процедура выявления документации на уничтожение подчинена определенному регламенту, поэтому организация обязана заранее произвести процесс подготовки документов к уничтожению. Руководителем организации назначается специальная комиссия экспертов, на которую и возлагается задача выделения документов к уничтожению.Экспертная комиссия состоит из самых опытных и ответственных сотрудников организации, которые отлично знают особенности делопроизводства и документооборота в каждом подразделении своего предприятия и во всей организации в целом. Один из членов комиссии обязательно должен отвечать за архив предприятия в электронном виде.
Комиссия действует согласно нормативным документам и правовым актам, а также постановлениям Российского архива.. После принятия экспертной комиссией решений по выделению документации к уничтожению, руководитель предприятия утверждает эти решения на выполнение.
Главная задача работы экспертной комиссии состоит в том, что они проводят экспертизу ценности документа. То есть нужно отсортировать и передать в архив документы с постоянным и длительным сроком хранения, а у остальных документов проверить, когда у них закончится срок хранения. В основном для большей части документов этот срок составляет 5 лет. Если выделению к уничтожению ничего не препятствует, документация с истекшим сроком хранения подвергается этому процессу.

Порядок уничтожения документации на элетронных носителях.

Для многих сотрудников различных предприятий порядок уничтожения электронной документации до сих пор интересен, так как несмотря на то, что живем мы в век компьютерных технологий, электронные носители еще довольно непривычны.
Сотрудники, мало компетентные в механизмах действия документооборота на электронных носителях, могут нанести вред организации.
Рассмотрим систему уничтожения документации в электронном виде. Нужно знать, что даже после того, как вы переместили документ в корзину и очистили ее, документ не исчез, а остался на винчестере вашего компьютера, и обозначен свободным местом. И при нал

. И при наличии достаточных знаний и опыта в области IT удаленные таким способом документы можно найти на жестком диске, даже спустя годы. Поэтому ограничиться простым удалением документа нельзя.
Чтобы уничтожить документы в электронном виде, нужно на местоположение удаленного файла записать случайный массив информации. Но, нужно знать, что даже проведя эту процедуру пять раз, удаленный электронный документ все еще можно восстановить. По стандарту гражданской документации перезапись определенным массивом должна произвестись 8 раз, а по стандарту Пентагона-до 50. Удалять документацию таким способом, хоть и не очень удобно и довольно медленно, но зато гарантировано, что документами никто уже не воспользуется.
Второй, более надежный способ уничтожения электронной документации- физический. Здесь применяют активные химические препараты, сверхвысокие температуры, механические деформации( серии разрушающих ударов). Информацию с магнитных носителей уничтожают электромагнитным излучением. Этот метод приемлем в тех случаях, когда информация гораздо дороже, чем электронные носители.


Правила уничтожения документации.

При уничтожении документации должны выполняться следующие правила:
1.Максимальная надежность и конфиденциальность, чтобы исключить утечку информации организации.
2.Уничтожение должно быть юридически оформлено.
3.По желанию компании при уничтожении должен присутствовать ее представитель.
4.Уничтожается только документация с истекшим сроком хранения.
У компаний повышенной секретности помимо этих правил существуют свои внутренние, они касаются каждого сотрудника организации. Любая документация должна быть уничтожена тогда, когда становится неактуальной, это позволяет избежать утечки информации даже из отдело. Электронные носители перед тем как покинуть отдел подвергаются глубокому удалению данных, а бумага проходит процесс шредирования. Уничтожение бумажной документации можно проводить прямо в организации ( применяется для оперативных документов),надежность этого метода можно повысить, используя современную дорогую модель шредера. Для уничтожения большого количества архивных бумаг существуют промышленные шредеры в специализированных фирмах, которые ориентированы на уничтожение документов. Здесь секретность гарантируется большими объемами перемешиваемой уничтожаемой документации и дополнительной обработкой. Если шредирования недостаточно, после этого измельченную массу обрабатывают химическими препаратами, которые размягчают бумагу. Уничтожение документов сжиганием это очень надежный метод, но он требует специального оборудования и является экологически вредным.
Большинство организаций ограничивается промышленным шредированием и отправкой измельченной массы на переработку. Это наиболее дешевый, экологический способ, обеспечивающий довольно высокий уровень секретности.


Конфиденциальное уничтожение документации в специализированных организациях

Деятельность любого предприятия невозможна без создания документации. Со временем накапливается большое количество документов, они занимают много пространство, причиняют неудобства при офисной работе. Поэтому у организации возникает вопрос об уничтожении неактуальной документации.
Руководство предприятий обеспокоено вопросами конфеденциальности. Ведь нужно избежать утечки важной деловой информации, содержащейся в документах, предназначенных к уничтожению. Поэтому поручить эту работу нужно специальным организациям, профессионально занимающимся данной деятельностью, которые уничтожат документы с составлением акта.
Уничтожение бумаг, разрешенных к уничтожению законом, проводится двумя способами. Первый-термический, или сжигание. Этот способ применяется для бумаг и других горючих материалов. Уничтожение документации осуществляется в специальных печах под воздействием сверхвысокой температуры.Второй, достаточно распространенный метод уничтожения документов,-это измельчение или шредирование( по названию машин, осуществляющих измельчение).
Процесс подготовки к уничтожению документации.
Недопустимо выбрасывать документы на свалку, тем самым информация может стать доступной третьему лицу и тем самым нарушится секретность организации. На смену обычным бакам для мусора, в которые сотрудники выбрасывают ненужные документы, появились специальные контейнеры для этой же цели. Это запломбированные контейнеры с прорезью для сбора документации. Они позволяют сохранять конфиденциальность не только предприятию в целом, но и каждому сотруднику в частности. Можно не беспокоиться о том, что эти контейнеры нарушат интерьер, их можно выполнить в любой форме и из любого материала.

Способы уничтожения документов.
Уничтожение документации осуществляется следующими способами: сжиганием, измельчением или шредированием, химической

Способы уничтожения документов.
Уничтожение документации осуществляется следующими способами: сжиганием, измельчением или шредированием, химической обработкой и закапыванием. В основном распространены два метода уничтожения- сжигание и шредирование.
1. Шредирование. Перед тем как отправить документы в промышленный шрэдер, их нужно отсортировать от пластиковых или металлических деталей, которыми скрепляются документы, от папок и файлов. После этого архивные документы вместе с посторонней бумагой( газетами, журналами, книгами) отправляются на шредирование. Добавляют постороннюю бумагу для того, чтобы вместе с измельчением документов, осуществлялось перемешивание с образованием однородной массы из бумаги. Производительность промышленного шрэдера 2,5 тонны в час. Далее переработанная измельченная масса по транспортерной ленте поступает в пресс. Там она прессуется по 500 кг и отправляется на целлюлозоперерабатывающие предприятия, где из нее вырабатывают целлюлозу. Достоинством данного способа уничтожения документов является низкая, 6 рублей за кг, стоимость и оплата за килограмм. Каждый этап уничтожения может контролироваться представителей компании, предоставившей документы к уничтожению
2 Сжигание.При уничтожении документации сжиганием достигается полное уничтожение носителя, а значит восстановить документацию не представится возможным. В этом состоит главное преимущество способа. К отрицательным качествам метода уничтожения документации сжиганием относится высокая стоимость, которая зависит от сложности технического процесса. Важно то, что оплачивается один ход вагонетки с грузоподъемностью одна тонна, а какой вес документов при этом сжигается 400 кг или одна тонна, не имеет значения, вы платите за одну тонну.

Акты о выделении документации к уничтожению и снятию с учета

Существует 4 типа акта, которые документируют причины снятия документации с учета:
1. о выделении к уничтожению документации, не подлежащей дальнейшему хранению;
2. об аннулировании машиночитаемой документации;
3. о необнаружении документации, пути розыска которой исчерпаны;
4. о неисправимых повреждениях документации.
Главным здесь является акт о выделении документации не подлежащей дальнейшему хранению к уничтожению.
Если в организации нет такой документации, которая подлежит включению в Госархив, акт о выделении документации к уничтожению рассматривается и утверждается их руководителем после составления описей документации постоянного хранения и по личностному составу за годы, что и уничтожаемая документация. В акт включается вся документация, с истекшим сроком хранения в предыдущем году.
При составлении акта можно не указывать заголовки дел, а записать их обобщенный заголовок, но обязательно нужно перечислить либо индексы по регистрам документов, либо номера описей.
В акте указываются даты первого и последнего документов по каждой группе дел и их общее количество. Также нужно еще раз указать причину их уничтожения- сроки хранения и номер статьи.
В итоговой записи акта нужно указать число выделенной к уничтожению документации, внести сведения о том, что описи дел за время, документация за которое будет уничтожаться, оформлены окончательно.
Акт согласовывается с экспертной комиссией, после чего должен утвердиться директором организации. Затем документацию можно отправлять на физическое уничтожение.
После того, как дела уничтожат, в акт нужно записать, какого числа и как именно произошла утилизация.
Завершающим этапом является внесение в акт записи о том, что в системе учета дел есть правка с датой, подписью должностного лица, ответственного за уничтожение дел, и ее расшифровкой

подскажите,подруга работает отдел кадров,и незнаючи уничтожила документы со сроком хранения,что ей грозит.

Прохожий - действует новая редакция Перечня - 2010 г.