Организация электронного документооборота юридических лиц

Владимир Лукоянов,
заместитель начальника управления ИТ ЗАО "ОДК"


Сергей Селиванов,
заместитель начальника отдела ЭДО ЗАО "ОДК"


В  настоящее время одним из перспективных направлений повышения эффективности любого бизнеса, особенно в тех отраслях, где существует интенсивный информационный обмен, является внедрение электронного документооборота (ЭДО).

Создаваемые для обеспечения ЭДО организационно-технические системы можно условно разделить на две основные группы, отличающиеся, главным образом, юридическим статусом организаторов и участников этих систем, правилами электронного документооборота и правовыми последствиями исполнения или неисполнения участниками ЭДО электронных документов, а также используемыми технологиями ЭДО.

К первой группе систем следует отнести корпоративные (ведомственные) системы, предназначенные для осуществления электронного делопроизводства и документооборота (СЭДД) подразделений (филиалов) и сотрудников одного юридического лица или нескольких юридических лиц в рамках одного холдинга. ЭДО в СЭДД организуется и обеспечивается на основании внутренних нормативных документов юридического лица (холдинга). СЭДД достаточно широко освещаются в печати и представлены на рынке систем ЭДО многими производителями прикладного программного обеспечения.

Вторая группа объединяет системы электронного документооборота (СЭД), обеспечивающие    ЭДО    различных юридических лиц, не образующих холдинг (межведомственный ЭДО), информационное взаимодействие которых осуществляется в рамках договорных отношений. СЭД в настоящее время широко используются, например, участниками финансового рынка: банками, биржами и торговыми организациями, депозитариями.

Следует отметить, что количество и качество предложений СЭД на рынке систем ЭДО существенно отстает от предложений СЭДД и не удовлетворяет растущих потребностей бизнеса. В ближайшее время следует ожидать дальнейшего увеличения потребности СЭД со стороны бизнеса в связи с тем, что законодательство Российской Федерации настойчиво и целенаправленно устанавливает требования использовать при информационном взаимодействии юридических лиц электронные документы.

Проблема перехода на ЭДО уже обозначилась сегодня или будет актуальна в ближайшем будущем и для других сфер бизнеса и государственного управления.

Варианты организации ЭДО

Переход юридического лица с бумажного документооборота на ЭДО предполагает решение достаточно трудной задачи обоснованного выбора варианта организации ЭДО. Таких вариантов немного, а основных всего три:

• организовать ЭДО силами юридического лица;
• обратиться к компании, которая предоставляет услуги по организации ЭДО;
• стать участником одной из существующих СЭД.

Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки, которые следует учитывать при практическом выборе варианта организации ЭДО, поскольку они могут оказать существенное влияние на бизнес юридического лица как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе.

Организовать ЭДО силами юридического лица

Организация ЭДО силами юридического лица на первый взгляд представляется наиболее предпочтительным вариантом. Его несомненными достоинствами являются возможность создания СЭД, максимально соответствующей требованиям бизнеса и полностью контролируемой юридическим лицом, как организатором СЭД, а также позволяет оперативно вносить изменения в СЭД в соответствии с потребностями бизнеса. Однако такой подход можно рекомендовать только крупным юридическим лицам, для которых преимущества самостоятельной организации ЭДО оправдают весьма значительные расходы на создание и обеспечение СЭД. Во-первых, эти расходы связаны с необходимостью создания собственных подразделений, занимающихся разработкой, сопровождением и эксплуатацией программного и аппаратного обеспечения СЭД. Во-вторых, для обеспечения юридической значимости ЭДО потребуется закупка сертифицированных средств криптографической защиты информации и инструментальных средств разработки программного обеспечения. В-третьих, необходимо будет получить лицензии ФСБ России на деятельность по использованию средств шифрования и т.п.

Организовать ЭДО с помощью сторонней компании

Поручение организовать ЭДО    сторонней    компании (далее - Разработчик) позволит юридическому лицу сэкономить определенные средства, но не очень большие. Поэтому данный вариант также может заинтересовать достаточно крупных и отчасти средних юридических лиц. Достоинства и недостатки такого варианта аналогичны варианту самостоятельной организации ЭДО с той разницей, что создание СЭД в этом случае поручается Разработчику. Следует учитывать, что при реализации данного варианта организации ЭДО существуют серьезные риски невыполнения Разработчиком отдельных требований юридического лица к создаваемой СЭД, прекращения сопровождения и технической поддержки СЭД или значительное увеличение стоимости этих услуг в будущем. Кроме того, в настоящее время выбрать надежного и профессионального Разработчика СЭД в сфере бизнеса юридического лица достаточно трудно, поскольку рынок предложений таких СЭД весьма ограничен.

Стать участником одной из действующих СЭД

Таким образом, указанные выше варианты организации ЭДО могут быть востребованы крупными и некоторыми средними юридическими лицами. А как организовать ЭДО юридическим лицам, относящимся к большинству среднего и мелкого бизнеса? Они просто не в состоянии направить необходимые средства на организацию ЭДО собственными силами или воспользоваться услугами Разработчика. Таким юридическим лицам предлагается третий вариант организации ЭДО - стать участником одной из действующих СЭД, которая в отношении его будет являться провайдером услуг ЭДО. К сожалению, сегодня очень трудно найти провайдера услуг ЭДО, который был бы готов предоставить юридическому лицу необходимый комплекс услуг ЭДО в сфере его бизнеса. Например, провайдеры услуг ЭДО, предоставляющие услуги передачи налоговой отчетности в электронной форме, вряд ли могут быть полезными юридическому лицу, осуществляющему свою деятельность на рынке ценных бумаг или в банковской сфере.

Для того чтобы юридическое лицо могло осуществлять ЭДО, недостаточно создать СЭД или стать участником какой-либо СЭД. Необходимо также, чтобы в числе участников СЭД, в которой юридическое лицо намеревается осуществлять ЭДО, состояли клиенты и контрагенты юридического лица, а также регулирующие и контролирующие государственные органы, с которыми юридическое лицо обязано осуществлять ЭДО. Разумеется, если юридическое лицо и его клиент являются участниками разных СЭД, то ЭДО между ними, как правило, невозможно в силу использования в этих СЭД различных форматов электронных документов, средств криптографической защиты информации и сертификатов ключей подписи, выдаваемых разными удостоверяющими центрами.