Организация электронного документооборота юридических лиц

Часть 2

Владимир Лукоянов,
заместитель начальника управления ИТ ЗАО "ОДК"

Сергей Селиванов,
заместитель начальника отдела ЭДО ЗАО "ОДК"

Выбор провайдера услуг

Выбор провайдера услуг электронного документооборота (ЭДО), конечно же, непростая задача. Очевидно, одним из основных требований к его выбору является предоставление им услуг ЭДО в сфере деятельности юридического лица. Профессиональная специфика деятельности юридического лица в значительной мере определяет физическую и логическую структуры системы электронного документооборота (СЭД), перечень и форматы передаваемых электронных документов, порядок информационного взаимодействия  между участниками СЭД.

При выборе провайдера услуг ЭДО (организатора СЭД) субъекту инвестирования следует также обратить внимание на следующие важные требования, которым провайдер услуг ЭДО должен отвечать. К ним относятся:

• соответствие требованиям, предъявляемым законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, и наличие действующих лицензий ФСБ России на деятельность, связанную с шифровальными (криптографическими) средствами;
• обладание исключительными правами на объекты интеллектуальной собственности -на программы для ЭВМ, которые используются для осуществления ЭДО и передаются юридическому лицу хотя бы во временное пользование;
• предоставление полного комплекса услуг ЭДО, включая программное обеспечение СЭД, СКЗИ, средства автоматизации управления сертификатами ключей подписи, услуги удостоверяющего   центра,   а также техническую поддержку юридическому лицу и сопровождение программного обеспечения;
• обеспечение выполнения требований законодательства Российской Федерации к организации юридически значимого ЭДО, защите информации и персональных данных в СЭД;
• обеспечение предоставления услуг ЭДО за счет автоматизации процедур формирования, передачи, приема и обработки электронных документов на основе применения современных средств электронно-вычислительной техники, новых технологий электронной обработки данных.

Требования к программному обеспечению СЭД

Для осуществления ЭДО в СЭД провайдера услуг ЭДО необходимо использовать специализированное программное обеспечение СЭД, которое обычно предоставляется провайдером услуг ЭДО или закупается у разработчика (продавца) этого программного обеспечения. Юридическому лицу следует обратить внимание на то, что для осуществления полнофункционального ЭДО в соответствии с законодательством Российской Федерации и с иными нормативными правовыми актами программное обеспечение СЭД должно удовлетворять следующим основным требованиям:

• наличие свидетельства о государственной регистрации программ для ЭВМ и баз данных, выданных уполномоченным федеральным органом по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам;
• обеспечение формирования и обмена документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами в форме структурированного электронного документа с электронной цифровой подписью;
• поддержка XML-форматов электронных документов, в том числе утвержденных (введенных в действие) государственными регулирующими органами и рекомендованных саморегулируемыми организациями;
• осуществление хранения и автоматического обновления провайдером услуг ЭДО локальных справочников баз данных СЭД;
• обеспечение контроля юридическим лицом - отправителем электронного документа -его движения и исполнения получателем с использованием системы уведомлений (о получении, приеме/неприеме к исполнению, доставке транзитного документа конечному получателю, исполнении/неисполнении документа и т.п.) и изменения статуса документа;
• использование сертифицированных ФСБ России СКЗИ и средств автоматизации работы с сертификатами ключей подписи с возможностью доступа к сетевым справочникам сертификатов провайдера услуг ЭДО по LDAP-протоколу;
• предоставление возможности подписания электронных документов двумя и более ЭЦП разных владельцев ключей ЭЦП, в том числе территориально расположенных в офисах различных юридических лиц;
• обеспечение различных способов доставки электронных документов: передачи напрямую от отправителя документа к получателю, передачи документов с использованием процедур многократного транзита через разные юридические лица как с контролем содержания документа на транзитных узлах, так и без контроля содержания;
• осуществление сквозной обработки электронных документов, поступающих из внешних СЭД (других организаторов СЭД) и информационных систем юридического лица, с использованием преобразования форматов;
• обеспечение доставки необходимых электронных документов в государственные регулирующие органы;
• осуществление бесперебойной круглосуточной работы СЭД с обеспечением технической поддержки провайдером услуг ЭДО, включая СКЗИ и средства управления сертификатами ключей подписи;
• поддержка обновления версий программного обеспечения СЭД, допущение его модернизации в связи с изменениями законодательства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов;
• обеспечение импорта/экспорта электронных документов в различных форматах, в том числе XML, Excel, RTF, HTML;
• обеспечение хранения всех входящих и исходящих документов в базе данных с возможностью их архивации путем дублирования баз данных или отсечения их частей по определенному критерию;
• осуществление в автоматическом режиме проверки соответствия принятых и отправленных электронных документов описям документов в электронно-цифровой форме, рассылаемых ежедневно провайдером услуг ЭДО, а также автоматическое формирование при необходимости запросов на повторную отправку электронных документов;
• обеспечение удобства, однозначности и устойчивости общения пользователей СЭД юридического лица с программным обеспечением СЭД.

СЭД на рынке коллективных инвестиций

Перечень требований к СЭД провайдера услуг ЭДО выглядит внушительно. Тем не менее СЭД, удовлетворяющие этим требованиям в полной мере, существуют и успешно функционируют на протяжении нескольких лет, например, на рынке коллективных инвестиций (РКИ).

Такие СЭД на РКИ открыты для присоединения к ним любого участника РКИ. Возможны два основных способа присоединения участника РКИ к СЭД, отличающихся порядком присоединения к системе и последующим юридическим статусом участника РКИ в СЭД:

• присоединение к СЭД участника РКИ, являющегося клиентом организатора СЭД;
• присоединение к СЭД участника РКИ, не являющегося клиентом организатора СЭД.

В первом случае участник РКИ может использовать все возможности СЭД сразу же после его присоединения к системе.

Во втором случае участник РКИ может осуществлять обмен электронными документами только с теми участниками РКИ, которые уже присоединились к данной СЭД, а также при определенных условиях - с государственными регулирующими органами.

Транзитные электронные документы

Участник РКИ, присоединившийся к СЭД и не являющийся клиентом организатора СЭД, осуществляет ЭДО в основном с использованием технологии транзита электронных документов отправителя к получателю через организатора СЭД (см. рисунок). При этом все транзитные электронные документы (ТЭД) подписываются ЭЦП отправителя и зашифровываются с использованием сертификатов ключей подписи уполномоченных представителей получателя, что обеспечивает гарантированную невозможность расшифрования, просмотра и изменения ТЭД отправителя организатором СЭД при их транзите конечному получателю. Зашифрованный ТЭД вместе с реквизитами отправителя и получателя, а также служебными отметками помещается в транспортный контейнер, который затем подписывается ЭЦП отправителя, зашифровывается с использованием сертификатов ключей подписи уполномоченных представителей организатора СЭД и передается организатору СЭД.

Надежность обмена ТЭД обеспечивается системой проверок и уведомлений, направляемых организатором СЭД отправителю электронного документа, об их движении в СЭД и о доставке конечному получателю.

Предлагаемый способ перехода юридических лиц на электронный документооборот при информационном взаимодействии путем присоединения к действующим СЭД позволит достаточно легко отказаться от использования документов на бумажном носителе и своевременно и в полном объеме выполнить соответствующие требования законодательства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие юридических лиц.