Контакты
Подписка
МЕНЮ
Контакты
Подписка

Электронный документооборот с умом: как сэкономить при переходе

Электронный документооборот с умом: как сэкономить при переходе

В рубрику "Оборудование и технологии" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций

Электронный документооборот с умом: как сэкономить при переходе

Организации сегодня все чаще задумываются о переходе на грамотный и безопасный электронный документооборот, заменяя традиционный бумажный, К сожалению, еще на начальном этапе перехода возникают сложности, связанные с проблемой осознания формулировки терминов "электронный документооборот" и "система электронного документооборота", а также с исходящей из нее проблемой постановки целей и задач, Попробуем разобраться
Дмитрий
Горелов
коммерческий директор компании "Актив"
Александр
Сидоров
коммерческий директор компании "Цифровые технологии"

Возможные решения

Внедрениеготовой системы ЭДО. Электронные архивы, системы с развитыми средствами workflow, системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний и т.п. Однако реалии российского рынка доказывают тот факт, что далеко не всегда внедрение системы электронного документооборота дает желаемые результаты. Зачастую финансовые и организационные затраты при переходе на электронный документооборот не только не окупаются, но, напротив, становятся весомой строкой затрат организации. После длительного внедрения система ЭДО используется лишь частично, так как у компании нет необходимости использовать все многочисленные функциональные возможности системы. Кроме того, остается нерешенной одна из основных задач – построение должным образом защищенной юридически значимой ЭДО, что сказывается на проблемах и конфликтах в правовом поле деятельности организации.

Автоматизация ЭДО собственными силами. Решение выбирается для минимизации расходов на реализацию проекта.

Оптимизацияиусовершенствованиедействующей ЭДО. Не требует внедрения специализированных систем: акцент на создании защищенной, юридически значимой среды обмена документами.

Определение целей и задач проекта

Проект по переходу на электронный документооборот начинается с постановки задачи и определения рамок проекта. В том случае когда задачи электронного документооборота сводятся преимущественно к обмену документами между организациями или ведомствами, приоритетными должны стать не столько выбор и внедрение какой-либо системы электронного документооборота, сколько выстраивание эффективной и безопасной системы обмена электронными документами. Именно этот шаг – выбор между системой электронного документооборота и системой обмена документами – является ключевым с позиции дальнейшей оптимизации расходов при переходе на электронный документооборот.

Обеспечение безопасности: СЭД или СОД

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации и должна предусматривать решение следующих задач:

  • обеспечение сохранности документов;
  • обеспечение безопасного доступа;
  • обеспечение подлинности документов;
  • конфиденциальность;
  • протоколирование действий пользователей.
Система юридически значимого обмена документами очень хорошо работает, когда необходимо построить взаимодействие с обособленными подразделениями внутри территориально распределенной организации. Затраты окупаются очень быстро. Резко повышается скорость обмена документами и прозрачность работы.

Состав решения по обеспечению защищенного, юридически значимого электронного документооборота индивидуален для каждой системы. Требуется обеспечение безопасности самой системы и данных внутри ее. Обязательным компонентом решения является средство криптографической защиты информации.

Система обмена документами (СОД) позволяет вести межкорпоративный и межведомственный обмен (традиционные СЭД в этом случае не всегда подходят: технологическое различие, высокая стоимость внедрения, особенности эксплуатации СЭД и др.). Требуется обеспечение безопасности электронных документов.

СОД должна предусматривать решение следующих задач:

  • придание юридической силы электронным документам;
  • защита целостности электронных документов;
  • гарантия авторства;
  • квитирование фактов отправки и доставки документов.

В состав решения входят:

  • средство криптографической защиты информации (СКЗИ), реализующее сертифицированные криптоалгоритмы;
  • программное средство для удобной работы с СКЗИ для выполнения операций шифрования и электронной подписи;
  • ключи и сертификаты ключей подписей хранятся на электронном идентификаторе для усиления защиты от доступа посторонних лиц и уменьшения рисков отказа от подписи.

Пошаговая инструкция по проведению анализа в выборе системы: СЭД или СОД

Какую систему выбрать? Для начала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры:

  • количество оформляемых документов в месяц;
  • тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний);
  • возможность оформления подлинника в электронной форме с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников;
  • срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу.

Затем исключите те документы, которые:

  • не могут быть оформлены в электронной форме по закону;
  • ответственные сотрудники не согласны переводить в электронный формат;
  • должны храниться свыше 15 лет.

После чего отсортируйте получившееся с учетом:

  • количества оформляемых документов в месяц;
  • затрат на оформление их в бумажном виде;
  • расходов на передачу.

Затем разделите все на две части: первая – приоритетная задача, вторая – та, что можно отложить на некоторое время.

Обеспечение юридической значимости ЭДО: рекомендации по составлению распорядительно-организационной документации

В первую очередь определите цели и специфику электронного документооборота вашей организации и оформите их в виде регламента использования ЭЦП.


Регламент использования ЭЦП в системе документооборота определяет:

  • порядок организации криптографической защиты информации при электронном документообороте в системе;
  • взаимодействие с третьей доверенной стороной – удостоверяющим центром;
  • порядок регистрации участников системы;
  • перечень программного обеспечения, с помощью которого могут создаваться электронные документы;
  • перечень документов (типов, наименований), которые могут обращаться в системе, с описанием их форматов и правил оформления;
  • порядок разрешения конфликтных ситуаций.

Приведенные примеры учета ряда параметров в процессе перехода на электронный документооборот позволят иметь более подробное представление по объемам работ и значению этапов.

Электронный документооборот (ЭДО) – движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота (СЭД) – это система автоматизации работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла и процессов взаимодействия между сотрудниками. Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов, систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства. Определение терминов дает возможность получить ответ на вопрос: с чего начать?

Система юридически значимого обмена документами очень хорошо работает, когда необходимо построить взаимодействие с обособленными подразделениями внутри территориально распределенной организации. Затраты окупаются очень быстро. Резко повышается скорость обмена документами и прозрачность работы. Вторым типовым сценарием использования СОД является работа большой компании с множеством независимых контрагентов. Простой перенос документов из почтовых отправлений в зашифрованные и подписанные ЭЦП сообщения электронной почты дает огромный экономический эффект.

Опубликовано: Журнал "Information Security/ Информационная безопасность" #1, 2011
Посещений: 12378

Приобрести этот номер или подписаться
  Автор

Дмитрий Горелов

Дмитрий Горелов

Компания "Актив"

Всего статей:  4

  Автор

Александр Сидоров

Александр Сидоров

Коммерческий директор компании "Цифровые технологии"

Всего статей:  1

В рубрику "Оборудование и технологии" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций