Контакты
Подписка
МЕНЮ
Контакты
Подписка

Что ждет рынок систем электронного документооборота в 2013 году?

Что ждет рынок систем электронного документооборота в 2013 году?

В рубрику "Электронный документооборот" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций

Что ждет рынок систем электронного документооборота в 2013 году?

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел из теории в практику. Все больше российских компаний внедряют у себя системы электронного документооборота. Что же ждет рынок ЭДО в 2013 г.? Именно в этом вопросе редакция журнала "Information Security/Информационная безопасность" предложила разобраться специалистам рынка СЭД и ИБ, задав им следующие вопросы:

1.

С какими плюсами и минусами могут столкнуться пользователи ЭДО при переходе с бумажного документооборота?

2.

Какова роль удостоверяющих центров при обеспечении юридической значимости ЭДО?

3.

Каковы, на ваш взгляд, перспективы развития ЭДО в России?
Иван
Ласкин

Руководитель направления СЭД ТЕЗИС компании HAULMONT

1. В последнее время большое количество компаний переходит на ЭДО. Внедрение ЭДО - это очень выгодное технологическое изменение: высокая скорость поиска необходимых документов среди большого объема информации, быстрое согласование документов (вместо 2 недель - 1-2 дня), снижение материальных и непроизводственных затрат компании, повышение качества работы сотрудников и др. Плюсы очевидны, многочисленны и широко всем известны. Что касается возможных минусов, то тут результат во многом зависит от успеха внедрения системы ЭДО в целом.

По мнению большинства заказчиков, чтобы получить положительный результат от внедрения СЭД, система должна соответствовать таким критериям, как отсутствие ограничений на установку и эксплуатацию решения; наличие Web-клиента; удобство и простота интерфейса; доступность инструментария для настройки системы; инновационность использованных в платформе технологий; простота интеграции с другими информационными системами; удобные средства развития системы, а также наличие на рынке труда соответствующих специалистов. Критериев очень много и все они индивидуальны. Возможность системы адаптироваться под потребности клиента является сегодня одним из главных критериев успеха.

Случается, что уровень сопротивления принципам ЭДО со стороны сотрудников повышается и даже доходит в ряде компаний вплоть до срыва процесса внедрения. Но, как правило, уже через несколько недель работы в СЭД персонал видит объективные плюсы электронного документооборота: исключение потери важной информации, легкость работы с различными бизнес-процессами компании, существенное увеличение скорости и качества обработки входящей документации и др.

Таким образом, плюсов у ЭДО мы видим гораздо больше, чем минусов. Больше того, при качественном и профессиональном сопровождении процесса перехода с бумажного документооборота на ЭДО недостатки и минусы могут быть исключены в принципе.

3. На рынке электронного документооборота передовые разработчики продолжают использовать и внедрять новые технологии в развитие ЕСМ-систем. Сегодня производители готовы предложить заказчикам гораздо больше, чем десять лет назад. Благодаря этому многие компании находят подходящие решения для своих бизнес-задач в сфере управления корпоративной информацией.

Есть решения, позволяющие минимизировать затраты при внедрении и сопровождении ЕСМ-систем.


Кроме того, современные информационные технологии дают возможность реализации в ЕСМ-системах полноценного Web-клиента, что позволяет осуществлять всю работу с информацией компании через обычный интернет-браузер. При этом на порядок повышаются мобильность и удобство использования подобной системы, а также существенным образом снижаются финансовые и временные затраты компании на внедрение и сопровождение такого решения.

Также не стоит обходить вниманием и такой тренд, как работа в системе через мобильные устройства. Эта возможность решена в большинстве отечественных ЕСМ-систем.

В числе тенденций последнего времени стоит выделить расширение области применения ЕСМ. Многие системы электронного документооборота способны автоматизировать смежные области применения за счет использования специализированных программных модулей. Но тенденция такова, что заказчикам часто требуется превратить ЕСМ в полноценную корпоративную информационную систему, позволяющую автоматизировать любые бизнес-процессы. На это способны не все системы, а те, что используют в основе гибкую платформу уровня предприятия.

Валерий
Конявский

Научный руководитель ВНИИПВТИ, научный консультант ОКБ САПР

1. Многие годы до этого электронным документооборотом занимались технари, основной задачей которых было заработать на переделке систем автоматизации документооборота, например за счет внедрения туда механизмов электронной подписи (ЭП), благо к этому времени были разработаны и законы, и технические средства.

Применение электронной подписи рассматривалось как необходимое и достаточное условие того, что файл приобретет юридическую значимость. Исходя из этого развивались учетные системы ведомств, крупных компаний, органов госвласти. Появились даже попытки на этом принципе обеспечить трансграничное взаимодействие, тут-то и проявилась ограниченность подхода. Стало очевидно, что все не совсем так.

Оказывается, одно дело - хранить сканы документов, и при этом с малопонятной целью подписывать их ЭП, и совсем другое - добиться того, чтобы документ в электронном виде был способен выполнять свою основную социальную функцию: влиять на общественные отношения в своем секторе действенности.

Оказывается, для этого мало отчасти придать файлу юридическую значимость, необходимо обеспечить еще и юридическую силу. И если юридическая значимость обеспечивается формой, то юридическая сила - содержанием. Вряд ли мы можем выполнить требования документа на китайском языке, хотя то, что это документ, любой из нас в состоянии установить без особого труда.

Теперь понятно, что файл скана обычного документа с ЭП можно, хотя и ограниченно, рассматривать как документ - только в одном секторе действенности, и уж точно нельзя за пределами своей юрисдикции.

2. Оказывается, скан документа с ЭП в большинстве случаев не является электронным документом, а является только сканом документа с контролируемой аутентичностью и целостностью. А для того чтобы он мог выполнять свою функцию документа (то есть влиять на общественные отношения), его нужно окружить огромной инфраструктурой учетных систем, формирующих доверие к нему и обеспечивающих контроль технологии его создания.

И оказывается, что это задача многократно более сложная, чем техническое решение по выполнению математического преобразования любой сложности.

3. Мне представляется, что ближайшие годы станут, с одной стороны, годами введения в научный и практический оборот понятий "юридическая сила" и "юридическая значимость" и с другой - годами разочарования в предыдущих решениях.

Максим
Чирков

Руководитель направления развития сервисов ЭП, компания "Аладдин Р.Д."

1. Подготовка к внедрению ЭДО подразумевает оптимизацию бизнес-процессов, что, несомненно, влияет на усиление контроля и положительно сказывается на общей эффективности организации. "Прозрачное" движение электронных документов по строго определенным стадиям не позволит пользователям халатно относиться к своим обязанностям. При этом после адаптации к работе с безбумажным документооборотом добросовестный сотрудник получает в лице системы ЭДО инструмент, позволяющий структурировать его работу и в случае конфликтных ситуаций доказывающий корректность его действий.

2. При соответствующей проработке регламента использования ЭП в корпоративной системе ЭДО можно обеспечить юридическую значимость и без использования удостоверяющих центров. При этом используются не сертификаты, а просто открытые и закрытые ключи. Конечно, система ЭДО должна поддерживать механизмы работы с ключевыми парами и управлять связками "пользователь-открытый ключ", что крайне неудобно. Удостоверяющий центр является доверенной стороной всех участников взаимодействия и, выпуская сертификат, фактически заверяет документ, определяющий соответствие пользователя и его открытого ключа. Удостоверяющий центр несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в сертификате ключа подписи. Таким образом, сертификат ключа подписи является единственным документом, подтверждающим подлинность открытого ключа и его принадлежность конкретному лицу. Также некорректная работа УЦ в части отзыва сертификатов, публикации CRL, функционирования служб OCSP и TSP может породить ситуации, когда при разборе инцидентов затруднительно будет проверить правомерность подписания документа в СЭД конкретным пользователем в определенный момент времени.

3. В части обеспечения ИБ в системах ЭДО могу сказать, что в последнее время наблюдается тенденция ухода от использования "навешанных" внешних средств защиты информации в пользу интегрированных в саму СЭД. Разработчики таких систем тесно взаимодействуют с разработчиками СЗИ и СКЗИ, что приводит к появлению качественно новых продуктов, сочетающих в себе эффективные механизмы управления документами и передовые технологии защиты информации, в том числе сертифицированные соответствующими регуляторами. Такие комплексные решения позволят потенциальным потребителям, выполняя задачу внедрения СЭД, решать вопросы, связанные с защитой сведений конфиденциального характера и персональных данных.

Владимир
Зыков

Ведущий инженер, отдел системной интеграции, департамент информационной безопасности, ЗАО "Энвижн Груп", к.т.н.

1. При внедрении ЭДО прежде всего требуется модернизировать IT-инфраструктуру. Помимо установки информационной системы, нужно создать СХД для электронного архива или дополнительный сервер, хотя бы виртуальный. Затем обучить персонал работе с новым ПО и выделить специалиста для техподдержки - штатного или аутсорсера. Трудоемкая работа - оцифровать бумажные документы, необходимые для текущей деятельности: отсканировать, распознать, устранить ошибки. В некоторых случаях приходится вводить данные вручную. Наконец, необходимо создать систему защиты информации и удостоверяющий центр, отвечающие требованиям законодательства.

Безусловно, на решение перечисленных задач нужно потратить деньги, время и силы, но все эти инвестиции довольно быстро окупаются - у ЭДО много достоинств по сравнению с бумажным. Автоматизированная система упрощает и ускоряет поиск и обработку информации, в частности ведение статистики и составление отчетов. Удобнее становятся согласование и пересылка документов: система напоминает пользователям о необходимости совершить определенные действия, извещает об изменении статуса документов, подтверждает доставку сообщений адресатам. Средства шифрования и ЭП обеспечивают защиту конфиденциальных сведений.

Все это снижает издержки, повышает общую эффективность бизнеса и дает компании конкурентные преимущества, поскольку возможности информационных систем постоянно растут.

2. Удостоверяющий центр служит базовым инструментом при обеспечении юридической значимости ЭДО. Такие центры создают и выдают сертификаты для проверки ЭП, которые можно сравнить с электронными паспортами, поскольку все сведения о владельце тщательно проверяются. Сертификаты заносятся в реестр, к которому имеют доступ все участники системы ЭДО.


При разборе конфликтных ситуаций удостоверяющий центр проверяет подлинность сертификатов, то есть разрешает споры в качестве арбитра. Кроме того, он может предоставлять дополнительные услуги - электронный нотариат, создание штампов времени и др.

3. К наиболее перспективным направлениям развития в данной области можно отнести активное использование мобильных устройств, в частности реализацию ЭП на microSD- и SIM-картах, и развитие облачных сервисов с подписью на стороне сервера (Server-side Signature).

Для упрощения механизма электронной подписи внедряются инновационные технологии: одноразовые пароли (ОТР), бесконтактные метки (RFID, NFC), биометрическая идентификация (по отпечаткам пальцев или ладони, радужной оболочке глаза и др.).

Также электронный документооборот может значительно упростить взаимодействие работодателей и удаленных (внештатных) сотрудников. Специализированные порталы позволяют реализовать все аспекты отношений - от заключения трудового договора с использованием ЭП до контроля выполнения заданий и оплаты услуг. Развитию такого рода отношений способствуют недавно принятые Госдумой в третьем чтении поправки в ФЗ "Об электронной подписи" и Трудовой кодекс РФ, которые легализуют дистанционную (удаленную) работу.

Аркадий
Золотовицкий

Директор по развитию i-Sys

1. Несомненным плюсом будет более четкая и регламентированная работа с документами. В хорошо построенной СЭД существует мало степеней свободы для действий рядовых пользователей, что исключает совершение ошибок при подготовке документов. Также важным аспектом является повышение уровня исполнительской дисциплины. Несмотря на избитость этой фразы, общая эффективность компании очень сильно зависит от эффективности каждого сотрудника, и повышение исполнительской дисциплины - главный залог ее успеха. Из минусов можно назвать отсутствие опыта в юридической практике для полноценного перехода от бумажного делопроизводства к электронному. Для осуществления этого перехода нужна очень мощная юридическая и регламентная поддержка, не каждая компания способна это сделать самостоятельно. Также сложности возникают на уровне человеческого фактора, когда сотрудникам в силу своих привычек сложно перейти на новый способ работы с информацией. Желание подписать бумажный документ очень сложно преодолеть, особенно у руководителей старой закалки.

2. Если говорить о внутреннем безбумажном документообороте, то многие компании ограничиваются использованием электронной подписи без привлечения внешних удостоверяющих центров. Для этого достаточно обеспечить юридическую регламентацию внутри компании. Удостоверяющие центры становятся важным звеном при обеспечении юридически значимого безбумажного обмена документами между организациями. Несмотря на то что наше законодательство такой формат коммуникаций между компаниями поддерживает, в России эта практика не сильно распространена. Возможно, дело в низком уровне доверия к электронной подписи.

3. Тема ЭДО находится на подъеме последние несколько лет. Однако практический опыт показывает, что перспектива этого направления заключается не просто в решении задач автоматизации классического делопроизводства, а в создании платформы для комплексного решения задач автоматизации бизнес-процессов в компании. Именно платформенный подход с гибкими и простыми инструментальными средствами настройки помогает компаниям оперативно адаптировать свои бизнес-процессы под изменяющееся окружение. Также тенденция мобилизации и глобализации бизнеса требует нового взгляда на процессы автоматизации. Наличие мобильных инструментов, обеспечение возможности простой и удобной удаленной работы позволят расширить границы проектов ЭДО и сохранить актуальность этой темы еще многие годы.

Наталья
Храмцовская

Ведущий эксперт по управлению документацией ООО "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), к.и.н.

1. Основная отдача от перехода на использование электронных документов, которую организация может получить в случае принятия ею соответствующих организационных мер и проведения обучения сотрудников, - это повышение эффективности деятельности основных деловых подразделений. Иными словами, коммерческим организациям современные технологии позволяют больше зарабатывать, а государственным - лучше справляться с нарастающими объемами работы. В самом благоприятном случае организация сможет освоить новые виды деятельности и/или услуг, которые возможны только при условии использования ИКТ. На что точно не следует рассчитывать, по крайней мере в первые лет пять с момента начала внедрения, так это на сокращение затрат на работу с документами. Эффект скорее всего будет обратный, особенно в том случае, если полностью отказаться от бумажного документооборота не удастся. Следует помнить, что освоение новых технологий, помимо очевидных расходов "на провода", приводит к тому, что организация использует труд более квалифицированных сотрудников, который стоит дороже.

Нужно также иметь в виду и то, что не создана нормативно-методическая база и не накоплен опыт долговременного хранения электронных документов без ущерба для их юридической и доказательной силы. Особенно много проблем возникает с обеспечением долговременной сохранности документов, подписанных ЭП или усиленными электронными подписями.

Наконец, при использовании электронных документов (особенно связанных с деньгами, конфиденциальной информацией и ПДн) требуется самое серьезное внимание уделить вопросам ИБ.


2. Удостоверяющий центр является ключевым элементом инфраструктуры открытых ключей, лежащей в основе практики использования ЭП/усиленных подписей. Именно доверие к УЦ является основой для доверия к электронным подписям, создаваемым на основе выданных удостоверяющим центром сертификатов.

В случае оспаривания подписанных электронными подписями документов УЦ часто привлекается в качестве эксперта и подтверждает (или не подтверждает) подлинность подписей.

Ликвидация УЦ или серьезные сбои в его работе могут привести к тому, что подтвердить подлинность электронных подписей, особенно в тех случаях, когда истек срок действия соответствующих сертификатов, будет проблематично.

3. Глядя на опыт ведущих стран, начавших переходить на электронные документы лет на 10-15 раньше нас, можно уверенно сказать, что объемы бумажных документов (особенно в случае нормального положения дел в экономике) останутся более-менее стабильными, в то время как объемы электронных документов будут стремительно увеличиваться.

Руководство страны проводит достаточно жесткий курс, направленный на полное вытеснение бумажных документов из многих сфер деятельности. Избежать перехода в той или иной степени на электронный документооборот не сможет ни одна сколько-нибудь серьезная организация. Те, кто не сможет или не захочет работать с электронными документами, будут вынуждены уходить из бизнеса.

Бумага останется в отдельных нишах - например, она будет использоваться для создания ответственных документов длительного и постоянного срока хранения, а также так называемых важнейших документов - тех, которые могут потребоваться в момент чрезвычайной ситуации и сразу по ее окончании, когда, возможно, не будет ни электричества, ни оборудования, необходимого для работы с электронными документами.

Опубликовано: Журнал "Information Security/ Информационная безопасность" #2, 2013
Посещений: 4972

  Автор

Иван Ласкин

Иван Ласкин

Руководитель направления СЭД ТЕЗИС компании HAULMONT

Всего статей:  1

  Автор

Валерий Конявский

Валерий Конявский

Директор ВНИИПВТИ, доктор технических наук

Всего статей:  16

  Автор

Максим Чирков

Максим Чирков

Руководитель направления
развития сервисов ЭП,
ЗАО "Аладдин Р.Д."

Всего статей:  6

  Автор

Владимир Зыков

Владимир Зыков

Ведущий инженер, отдел системной интеграции, департамент информационной безопасности, ЗАО "Энвижн Груп", к.т.н.

Всего статей:  1

  Автор

Аркадий Золотовицкий

Аркадий Золотовицкий

Директор по развитию i-Sys

Всего статей:  1

  Автор

Наталья Храмцовская

Наталья Храмцовская

Ведущий эксперт по управлению документацией компании "ЭОС",
член Гильдии управляющих документацией и ARMA International

Всего статей:  3

В рубрику "Электронный документооборот" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций